Le Décodé

Le Décodé : Madame, bonjour, merci de nous accueillir à l’occasion de cet entretien. Tout d’abord, pouvez-vous vous présenter à nos lecteurs ?

Evelyne Gerbedoen : Je m’appelle Evelyne Gerbedoen, je suis Chef du service de l’accueil général, qui est rattaché à la Direction des études et de la scolarité. J’occupe ce poste depuis 2012 et auparavant j’étais à la Bibliothèque de la Manufacture des tabacs, là aussi pour accueillir le public.  

Quel est votre rôle dans le service de l’accueil général ?

C’est un rôle de coordination entre l’équipe de l’accueil, qui comprend six agents, et la direction de l’Université. Principalement, on met en œuvre toutes les décisions de la direction. Et plus spécifiquement, j’encadre l’équipe, je l’anime, je leur donne des informations et j’en fais remonter. Il faut aussi être là en cas de problème ou les aider lorsqu’ils sont surchargés ou qu’ils n’ont pas de réponse à certaines questions.

De manière générale, quelles sont les missions de l’accueil ?

Par définition, c’est d’accueillir tous les publics, que ce soient les étudiants, les personnes extérieures, les enseignants et tous les autres publics. Notre premier rôle est un rôle d’orientation : vers un service, vers un lieu en général, vers des salles de cours ou des amphithéâtres. Il y a aussi un accueil à TSE et à TSM, mais nous faisons ici l’accueil de l’ensemble de l’Université. Parfois nous redirigeons vers d’autres accueils ; sinon, on est à proprement parler l’accueil de l’Arsenal et des Anciennes facultés.

Mis à part accueillir, on a aussi des missions dévolues par le service de scolarité. Effectivement, on délivre les attestations de réussite et les certificats de scolarité. Il faut savoir que toutes les universités ne fonctionnent pas ainsi, c’est vraiment particulier à UT Capitole. Dans la plupart des établissements, les étudiants sont plutôt amenés à aller directement voir le service de scolarité pour obtenir ces documents ; à UT Capitole, c’est fait au niveau de l’accueil.

Par ailleurs, on fait le lien avec la scolarité pour les demandes de remboursement, d’exonération, de dérogation, mais aussi sur les inscriptions. En fait, l’accueil est le passage obligé avant d’aller dans un service. Souvent, il nous arrive de donner des rendez-vous pour les bourses, les inscriptions et on vérifie les documents demandés.

Il faut aussi savoir que les personnels qui travaillent à l’accueil tiennent le rôle des appariteurs : ils préparent les copies des examens, les déposent dans les salles ou les amphithéâtres à chaque examen de TD ou de CM. Pour les enseignants, on s’occupe aussi de la délivrance des vidéos-projecteurs, des micros et des petites fournitures (marqueurs, brosses, craies, etc.).

Enfin, et c’est important, on gère aussi les objets trouvés et les cartes d’étudiants, qu’on délivre, et remplace lorsqu’elles sont perdues ou volées.

Vous devez avoir des réponses pour tout ?

C’est extrêmement difficile, même impossible d’en avoir ! Souvent, on va essayer de faire préciser la question afin d’orienter au mieux vers le service qui pourra répondre précisément à la question.

Avez-vous un exemple de demandes détestables, des choses qui ne sont pas appréciées lorsque l’on travaille dans votre service ?

En général, ça se passe bien. Ce qui est moins agréable, c’est des réflexions désobligeantes de certains visiteurs, ce qui est notamment le cas avec les parents au moment des inscriptions. Mais il s’agit de cas isolés.

On ressent une certaine pression quand on travaille à l’accueil ?

Oui, car quand il y a un souci dans un service quelconque, les réflexions du public reviennent souvent à l’accueil. Nous sommes le point d’entrée, on a toujours la pression du côté du public et du côté des autres services. Nous devons aussi assurer le service en continue. Il y a un agent dès 7h30 jusqu’à 18h00 et l’accueil est ouvert au public de 8H30 à 18H00 sans interruption, y compris pendant les vacances universitaires, sauf pendant les fermetures totales.

Si vous deviez donner un conseil aux étudiants ?

Ce serait de bien conserver les documents que l’on remet, notamment les relevés de notes et attestations de réussite.

Dans l’ensemble, c’est plutôt une fonction intéressante ?

Oui c’est sûr, c’est toujours varié ! Il y a toujours quelque chose qu’on n’a jamais fait auparavant, c’est intéressant.

Merci d’avoir répondu à nos questions et bon courage pour l’année 2018-2019 !

Propos recueillis par Jordan Puissant.